撮影した写真データの保管とバックアップ｜納品後に店側が決めておくこと
撮影が終わって写真が納品されると、安心してそのままパソコンやスマホに置いたままにしがちです。ところが、写真データの保管の仕方を決めておかないと、数か月後に「あの写真がどこにあるか分からない」という事態が起きます。
この記事では、飲食店が撮影した写真データを保管するときに、納品後すぐに決めておきたいことを順に整理します。難しい道具は使わず、店で続けられる形に絞ります。
目次
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写真データの保管は、納品の日に決める
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最終版のフォルダを1つだけ作る
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写真の用途が分かる名前を付ける
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バックアップは、場所を2つに分ける
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パソコンの中と、クラウドの両方に置く
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担当者が変わっても分かる場所にする
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保管の期間は、使う場所で決める
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今使っている写真は、ずっと残す
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使わなくなった写真は、別の置き場へ
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撮影を依頼するなら、データの扱いも先に確認する
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撮影した側にもデータが残るのか
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納品の形式を先に伝えておく
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写真データの保管は、納品の日に決める
写真は、納品された日がいちばん整理しやすいタイミングです。時間が経つほど、どれが最終版か分からなくなります。
最終版のフォルダを1つだけ作る
納品された写真は、受け取ったフォルダをそのまま使わず、店の側で「最終版」と分かる名前のフォルダに移します。作業中のデータと最終版が混ざると、古い写真を誤って使うことがあります。
フォルダの名前には、撮影した年月を入れておくと、何度か撮影を重ねても順番が分かります。
写真の用途が分かる名前を付ける
ファイル名が撮影機材の連番のままだと、あとで探すのに時間がかかります。料理名や用途が分かる名前に変えておくと、メニュー表やInstagramに使うときにすぐ見つかります。
すべてを変える必要はなく、よく使う数十枚だけでも十分です。
バックアップは、場所を2つに分ける
写真データは、1か所だけに置くと、故障や紛失で一度に失われます。保管場所を分けることが、いちばん確実な対策です。
パソコンの中と、クラウドの両方に置く
店のパソコンに置くだけでなく、クラウドのストレージにも同じ写真を置きます。パソコンが壊れても、クラウドから取り出せます。
クラウドの種類は何でも構いません。店の誰かが毎回迷わず開ける場所を選びます。
担当者が変わっても分かる場所にする
写真を管理している人が1人だけだと、その人が辞めたときに、保管場所が分からなくなります。パスワードやフォルダの場所は、店で共有しておきます。
個人のスマホの中だけに置くのは避けます。店の持ち物として、店のアカウントに置くのが安全です。
保管の期間は、使う場所で決める
写真は、いつまで置いておくかも決めておくと、整理が続きます。ただし、期間は店の事情によって変わります。
今使っている写真は、ずっと残す
Googleマップやメニュー表に載せている写真は、使っている間は元のデータを残します。差し替えたり、サイズを変えたりするときに、元の大きなデータが必要になるからです。
縮小した写真だけを残していると、あとで大きく使いたくなっても対応できません。
使わなくなった写真は、別の置き場へ
メニューを下げた料理の写真は、日常で使うフォルダから外します。ただし、すぐには消さず、「過去分」のフォルダに移して残します。
容量に余裕があるなら、消す必要はありません。消す場合は、バックアップを取ったうえで、店の中で決めた手順に従います。
撮影を依頼するなら、データの扱いも先に確認する
撮影を依頼する側にとっては、納品後のデータの扱いも、事前に確認しておきたいことの一つです。
撮影した側にもデータが残るのか
撮影を依頼した会社や撮影者が、納品後も元のデータを保管しているかどうかは、依頼先によって違います。店側が何も保管していない前提で、依頼先に頼る形は避けたほうが安全です。
納品されたデータは、店の側で保管する、と決めておくのが基本です。
納品の形式を先に伝えておく
納品時に、元の大きなデータと、SNS用に縮小したデータの両方を受け取れるか、事前に確認します。後から追加で頼むと、手間も時間もかかります。
caelmaは神戸と大阪を中心に、飲食店の料理と店内の撮影をしています。納品の形式や保管のしかたも、撮影前に一緒に決められます。撮影の前のご相談は無料です。